Typowy dzień pracy Project Managera w branży IT

Praca Project Managera w firmie IT to dynamiczne i wieloaspektowe zadanie, wymagające zarówno twardych umiejętności technicznych, jak i miękkich kompetencji interpersonalnych. Codzienność na tym stanowisku jest pełna wyzwań, zadań do wykonania oraz interakcji z zespołem i interesariuszami. Poniżej typowy dzień z życia Project Managera, który z pewnością będzie interesujący dla każdego, kto myśli o karierze w zarządzaniu projektami w branży IT.

Codzienne zadania Project Managera

1. Poranny przegląd i planowanie dnia dla Project Managera IT

Dzień najlepiej rozpocząć od przeglądu kalendarza i sporządzenia listy zadań. Ważne jest sprawdzenie, jakie spotkania są zaplanowane, jakie terminy się zbliżają oraz które zadania są priorytetowe. Krótki przegląd wiadomości e-mail pozwala zorientować się, czy pojawiły się nowe, pilne sprawy wymagające uwagi. Rozplanowanie dnia jest szczególnie ważne zwłaszcza w gdy manager jest odpowiedzialny za więcej projektów. Kluczowe jest także wpisanie zadań, które muszą zostać zrealizowane, pozwala to dobrze zarządzać swoim czasem i nie odkładać zadań na kolejne dni. 

Przed kluczowymi spotkaniami dobrą praktyką jest pozostawienie czasu na przygotowanie się - czasem między spotkaniami np. z klientem upływa tydzień, dwa lub miesiąc  - warto w takim przypadku odświeżyć sobie tematy poruszane na poprzednich spotkaniach. Dobrze jest przygotować sobie prezentacje, otworzyć niezbędne pliki, tak aby podczas spotkania nie tracić czasu szukając odpowiedniego linka. Do obowiązków Project Managera należy zadbanie o to, aby między spotkaniami i kolejnymi zadaniami pozostawić sobie przerwy, które mogą być backupem w przypadku gdyby spotkania się wydłużyły. Gdy w kalendarzu brakuje przerw, wystarczy, że jedno spotkanie się przedłuży, a każde kolejne będzie się opóźniać do końca dnia.

2. Daily meeting jako klucz do sukcesu

Nieodłącznym elementem pracy m.in w Agile są codzienne spotkania z zespołem. Jest to krótka, zazwyczaj ok. 15-minutowa sesja, podczas której każdy członek zespołu omawia nad czym pracował poprzedniego dnia, co planuje robić dzisiaj oraz czy napotkał jakieś przeszkody. Taki rytuał pomaga utrzymać zespół na bieżąco z postępami prac i szybko zidentyfikować ewentualne problemy. Spotkanie pozwala Project Managerowi ocenić postęp prac, zidentyfikować jak zespół radzi sobie z priorytetowymi zadaniami oraz podejść do rozwiązania napotkanych problemów. Spotkanie pozwala wszystkim członkom zespołu być świadomym, na jakim etapie jest projekt oraz co dzieli zespół od celu.

Transparentność jest kluczowa dla skutecznej współpracy, ponieważ wszyscy są świadomi, co dzieje się w projekcie, jakie są priorytety oraz jakie wyzwania mogą wpłynąć na terminowość realizacji zadań. Dzięki transparentności, członkowie zespołu mogą lepiej planować swoje zadania, a także zrozumieć, jak ich praca wpisuje się w szerszy kontekst projektu. Brak transparentności może prowadzić do nieporozumień, nieefektywności oraz braku zaangażowania. Na przykład, jeśli zespół nie jest świadomy opóźnień w dostarczeniu kluczowych komponentów, mogą kontynuować prace nad zależnymi zadaniami, co w konsekwencji prowadzi do marnowania czasu i zasobów.

Regularne spotkania mogą działać motywująco na zespół. To moment, kiedy każdy może poczuć wsparcie kolegów i koleżanek oraz docenienie swojej pracy. Przykładowo, podczas daily meeting każdy członek zespołu ma okazję podzielić się swoimi postępami i napotkanymi wyzwaniami. Gdy inni członkowie zespołu oferują pomoc lub dzielą się swoimi doświadczeniami, buduje się poczucie wspólnoty i wzajemnego wsparcia.

Z kolei brak regularnych spotkań lub niewystarczająca transparentność ze strony Project Managera może prowadzić do szeregu problemów. Członkowie zespołu mogą czuć się izolowani i niepewni co do postępu projektu, co z kolei może obniżyć ich motywację i produktywność. Może to również prowadzić do powielania pracy, błędów w komunikacji oraz nieprzewidzianych opóźnień, co negatywnie wpływa na całkowity sukces projektu.

3. Koordynacja projektów IT z interesariuszami

W dalszej części dnia nadchodzi czas na spotkania z interesariuszami projektu. Może to być rozmowa z klientem, aby omówić postępy, zebrać wymagania lub przedstawić wyniki sprintu. Takie spotkania są kluczowe dla utrzymania jasnej i otwartej komunikacji z klientem, co pozwala na bieżąco dostosowywać projekt do ich potrzeb i oczekiwań. Pomaga także budować zaufanie i satysfakcję, ponieważ klient na bieżąco widzi, że projekt jest realizowany zgodnie z planem i  wymaganiami. Aby dobrze koordynować proejkty IT ważne jest, aby klient miał pełen wgląd w to, co zostało już zrealizowane, a także w to, co jeszcze pozostało do wykonania. Regularne spotkania pozwalają na wczesne wykrycie ewentualnych problemów czy rozbieżności między oczekiwaniami klienta a rzeczywistością projektu, co umożliwia ich szybkie rozwiązanie. 

W tej części dnia odbywają się również inne spotkania, np z działem marketingu, sprzedaży czy zewnętrznymi dostawcami, którzy są zaangażowani w projekt. Do obowiązków Project Managera należy również spotkanie z zarządem. Regularne raportowanie postępów projektu do zarządu i działu finansowego jest niezbędne, aby zapewnić, że projekt jest realizowany zgodnie z budżetem i harmonogramem. Spotkania te są okazją do prezentowania kluczowych wskaźników wydajności (KPI), omówienia ewentualnych ryzyk finansowych oraz negocjowania dodatkowych zasobów, jeśli jest to konieczne.

4. Zarządzanie ryzykiem i problemami w projektach IT

Ogromnym wyzwaniem Project Managera jest zarządzanie ryzykiem, ponieważ pozwala na proaktywne podejście do potencjalnych zagrożeń i minimalizowanie ich wpływu na realizację projektu. Kilka kluczowych kwestii, wspierających zarządzanie ryzykiem w projektach IT:

• Przygotowanie listy potencjalnych ryzyk oraz bieżąca praca z nimi. Mając taką listę można oszacować prawdopodobieństwo wystąpienia problemów. Dzięki temu można szybko zapobiegać zagrożeniom i przygotować plany awaryjne. 
• Organizacja cyklicznych warsztatów i spotkań z zespołem. Pozwala to zidentyfikować potencjalne ryzyka związane z projektem. Ryzyka mogą obejmować różne aspekty, takie jak technologia, zasoby, harmonogram, jakość czy zgodność z regulacjami.
• Uwzględnienie perspektywy różnych członków zespołu, co pomaga w wykryciu ryzyk, które mogą nie być oczywiste na pierwszy rzut oka. Project Managerzy zarządzający projektami IT są w stanie przewidzieć ewentualne ryzyka, i zastosować plany zapobiegawcze, które minimalizują ryzyko projektu IT. 
• Ocena ryzyka pod kątem prawdopodobieństwa jego wystąpienia oraz potencjalnego wpływu na projekt. W ten sposób można stworzyć matrycę ryzyka, która klasyfikuje ryzyka na podstawie tych dwóch kryteriów. Dzięki temu można skutecznie priorytetyzować ryzyka i skoncentrować się na tych, które mogą mieć największy negatywny wpływ na projekt. 
• Regularna aktualizacja list oraz matryc uwzględniając nowe informacje i zmieniające się okoliczności.

Ryzyka należy monitorować na bieżąco przez cały cykl życia projektu. Można skorzystać z narzędzi do zarządzania projektami, takich jak tablice Kanban, wykresy Gantta.

5. Monitorowanie postępów i raportowanie

Jednym z najważniejszych obowiązków Project Managera jest monitorowanie postępów projektu i raportowanie wyników interesariuszom. Skuteczne monitorowanie pozwala na bieżąco śledzić realizację zadań, identyfikować ewentualne opóźnienia i podejmować działania naprawcze. Aby to osiągnąć można użyć różnorodnych narzędzi i metryk, które pomagają w dokładnym i przejrzystym zarządzaniu projektem.

Narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Jira, Trello, Asana i Microsoft Project pozwalają śledzić postęp zadań i kamienie milowe. Te narzędzia umożliwiają efektywne planowanie, monitorowanie postępów oraz zarządzanie zespołem. Te narzędzia umożliwiają:

• Tworzenie i przydzielanie zadań: Każde zadanie jest szczegółowo opisane, przypisane do odpowiednich członków zespołu i oznaczone priorytetami.
• Śledzenie postępów: Aktualizacje statusu zadań są na bieżąco wprowadzane, co pozwala na monitorowanie postępów w czasie rzeczywistym.
• Zarządzanie backlogiem: Lista zadań oczekujących na realizację jest przechowywana w backlogu, co umożliwia efektywne planowanie sprintów i priorytetyzowanie prac.

Aby dokładnie monitorować postępy projektu, można korzystać z różnych metryk i wskaźników, takich jak:

• Velocity: Mierzy szybkość, z jaką zespół realizuje zadania. Velocity jest szczególnie przydatna w Agile, gdzie pozwala na przewidywanie przyszłych wydajności zespołu i planowanie kolejnych sprintów.
• Burn-down Chart: Graficznie przedstawia, ile pracy pozostało do zakończenia sprintu lub projektu. Burn-down Chart pozwala na szybkie zidentyfikowanie ewentualnych opóźnień i konieczności wprowadzenia zmian.
• Wskaźnik postępu budżetu: Monitorowanie wydatków w stosunku do zaplanowanego budżetu jest kluczowe, aby projekt był realizowany w ramach określonych zasobów finansowych. Regularna analiza budżetu pozwala na kontrolowanie kosztów i unikanie przekroczeń.

6. Rozwój i motywacja zespołu IT

Nieodłącznym elementem pracy Project Managera jest dbanie o rozwój i motywację zespołu. Aby zespół był zmotywowany, doceniony oraz miał pełną informację o tym, jak postrzegana jest jego praca można zorganizować sesje feedbackowe, zaproponować szkolenia oraz warsztaty zgodne z kierunkiem rozwoju pracownika Pomoże to zespołowi rozwijać umiejętności i utrzymywać wysoką motywację, a także zbudować silny i kompetentny zespół. Dzięki temu projekt jest realizowany efektywnie, a zespół czuje się doceniony i zaangażowany w osiąganie wspólnych celów.

7. Planowanie sprintów i retrospektywy

Do codziennych zadań Project Managera należy planowanie nadchodzących sprintów oraz organizację retrospektyw i spotkań demo. 

Planowanie sprintu to proces, który pomaga zespołowi ustalić, jakie zadania będą realizowane w nadchodzącym okresie (zależnie od projektu zazwyczaj od jednego do czterech tygodni). Wspólne planowanie z zespołem pozwala na klarowne określenie priorytetów, efektywną alokację zasobów i wyznaczenie realistycznych celów. Jeśli chcesz poczytać więcej o planowaniu sprintu, odsyłam do innego wpisu blogowego, związanego z tą właśnie tematyką: Efektywne planowanie

Retrospektywy to kluczowy element procesu ciągłego doskonalenia w Agile. Pozwalają zespołowi na refleksję nad minionym sprintem, identyfikację sukcesów, problemów i obszarów do poprawy oraz wprowadzenie usprawnień, które pomogą w przyszłych sprintach. Aby zorganizować dobrą i ciekawą retrospektywę trzeba się do niej przygotować, znaleźć odpowiednią metodę, dzięki której spotkanie będzie ciekawe oraz będzie gromadziło maksimum informacji o ubiegłym sprincie. Więcej o retrospektywie

8. Summary of the day and preparation for the next

Zarządzając projektami IT, dobrze jest zakończyć dzień przeglądem wykonanych zadań, upewnieniem się, że wszystkie priorytetowe kwestie zostały załatwione. Na koniec dnia można sprawdzić co udało się osiągnąć, co wymaga dalszej pracy i co należy zaplanować na jutro. Należy zapisać wszystkie sprawy, które pojawiły się podczas dnia, tak aby w kolejnym można zaplanować je do wykonania. 

Praca Project Managera w IT zwłaszcza podczas tworzenia oprogramowania na zamówienie jest pełna wyzwań, ale także satysfakcji. Każdy dzień przynosi nowe zadania i możliwości rozwoju, a klucz do sukcesu tkwi w dobrej organizacji, umiejętności komunikacji i zdolności do szybkiego rozwiązywania problemów. Dzięki zaangażowaniu i współpracy z zespołem, realizowanie projektów IT staje się fascynującą przygodą.