Jak poprawnie udzielać konstruktywnego feedbacku?

Ocena pracy innych i wyrażanie swoich opinii na temat ich osiągnięć to ważny element skutecznego zarządzania i rozwoju. Feedback, czyli informacja zwrotna, pełni tu nieocenioną rolę. W tym wpisie na bloga podzielimy się z Tobą wiedzą na temat feedbacku, jego funkcji oraz metod udzielania i odbierania go.

Co to jest feedback i jakie są jego funkcje

Feedback to proces dostarczania informacji zwrotnej na temat działań lub wyników danej osoby lub zespołu. Ma on trzy główne funkcje:

a) Motywacyjna: feedback może być źródłem motywacji. Pozytywna ocena osiągnięć i docenienie wysiłku mogą zwiększyć zaangażowanie i dążenie do osiągnięcia jeszcze lepszych wyników. Dzięki temu pracownik dostaje informacje, o tym czy praca, którą wykonuje jest odbierana pozytywnie, i że może dalej wykonywać ją w ten sposób. 

“Dobra robota! Bardzo sprawnie uporałeś/łaś się z tym zadaniem”

“Dzięki za Twoje zaangażowanie, bez Ciebie ciężko byłoby mi zrozumieć to zadanie” 

“Super Ci poszło na spotkaniu z klientem, świetnie pokazałeś/łaś tę funkcjonalność dzięki czemu klient był zadowolony”

b) Korekcyjna: Kiedy feedback wskazuje na błędy lub obszary do poprawy, pełni funkcję korekcyjną. Pomaga unikać powtarzania tych samych błędów w przyszłości i podnosi jakość pracy. Ich celem jest wprowadzenie zmian w sposobie pracy. Szczególnie istotne jest przekazanie feedbacku w sposób konstruktywny, mówiąc o oczekiwaniach oraz rozmawiając wprost o zaistniałym problemie. 

"Obawiam się, że Twoja produktywność ostatnio spadła. Czy możemy przeprowadzić burzę mózgów, by pomóc Cii pracować wydajniej?"

c) Stabilizacyjna: Feedback może pomóc w utrzymaniu poziomu jakości lub osiągniętych wyników. Dzięki regularnemu monitorowaniu postępów możliwe jest utrzymanie stabilnego kursu działań. Często dobre zachowania są niezauważalne po czym po prostu pracownik przestaje się starać. Jeśli widzimy jakieś odchylenia w złą stronę można je natychmiast naprostować. 

“Twój raport dla klienta był świetny ale na przyszłość powinieneś pamiętać aby sprawdzić czy jest w poprawnej templatce firmowej”

Feedback dostarcza nam cenne informacje na temat naszych działań i zachowań. Dzięki niemu dowiadujemy się, gdzie jesteśmy mocni i gdzie możemy się poprawić. To daje nam okazję do rozwoju kompetencji i umiejętności. Konstruktywny feedback może pomóc w identyfikacji obszarów, które wymagają uwagi i pracy, co przyczynia się do naszego rozwoju zawodowego.

Metody udzielania feedbacku

Istnieje wiele metod udzielania feedbacku. Oto trzy popularne:

Metoda FUKO (Fakty, Uczucia, Konsekwencje, Oczekiwania)

‍Ta metoda opiera się na jasnym przekazaniu faktów dotyczących działań lub zachowań, wyrażeniu uczuć z nimi związanych, omówieniu konsekwencji tych działań i wyrażeniu oczekiwań co do przyszłego zachowania.

1. Fakty: Należy rozpocząć feedback od konkretnych faktów i obserwacji. Trzeba unikać ogólników i osądów osobistych. Ważnym jest aby skupić się na tym, co dokładnie zauważyłeś, kiedy dana osoba wykonała jakieś działanie. Należy się upewnić, że osoba feedbackowana dokładnie wie o którą sytuację chodzi. Na przykład, można powiedzieć: "Dziś na zebraniu projektowym dostarczyłeś/aś raport z opóźnieniem o 30 minut."

2. Uczucia: Następnie należy wyrazić swoje uczucia lub emocje w związku z tymi faktami. Trzeba pamiętać, aby mówić o swoich uczuciach w sposób otwarty i szczery. Na przykład, można powiedzieć: "Kiedy dostarczyłeś/aś raport z opóźnieniem, czułem się zaniepokojony"

3. Konsekwencje: Czyli omówienie konsekwencji zachowania lub działania, które zostały zaobserwowane. Jakie skutki miało konkretne działanie, dla innych osób lub dla projektu. Na przykład: "Ze względu na opóźniony raport, musieliśmy przyspieszyć pracę nad projektem, co wprowadziło chaos i dodatkowy stres."

4. Oczekiwania: Na zakończenie feedbacku należy wyrazić swoje oczekiwania wobec osoby, której udzielany jest feedback.Ważną kwestią jest określenie, jakie kroki lub zmiany powinny zajść na przyszłość. Na przykład: "Oczekuję, że w przyszłości będziemy przestrzegać terminów dostarczania raportów, aby uniknąć takich sytuacji."

Metoda FUKO pomaga unikać osądów osobistych i skupia się na obserwacjach i konkretnych zachowaniach. Dzięki temu feedback staje się bardziej obiektywny i konstruktywny. Jest to szczególnie ważne, gdy chcemy dostarczyć feedbacku, który pomaga w rozwoju i poprawie działań innych osób, a nie tylko wyraża naszą frustrację lub niezadowolenie.

Metoda kanapki (czasem zwana również modelem kanapki)

to popularna technika udzielania feedbacku w sposób konstruktywny i łagodny. Ta metoda jest często stosowana w celu dostarczenia informacji zwrotnej, która łączy elementy pozytywne i negatywne, przy zachowaniu delikatności i zrozumienia. Nazwa "kanapka" odnosi się do podobieństwa do składania kanapki, gdzie treść krytyczna jest "wkładana" między dwoma warstwami pozytywnego feedbacku. Oto jak działa metoda kanapki:

Warstwa pozytywna: Rozpocznij feedback od pozytywnego aspektu, który chcesz podkreślić. Może to być chwalebne uwagi na temat osiągnięć, umiejętności lub postawy danej osoby. To pozwala na zbudowanie początkowego zaufania i stanowi motywację do dalszej pracy.

Warstwa krytyczna: Następnie przejdź do treści krytycznej. Powiedz, co dokładnie wymaga poprawy lub co było niezadowalające. Skoncentruj się na konkretach i zachowaniach, unikaj ocen osobistych. Opisz, w jaki sposób te obszary mogą wpłynąć na osiągnięcie celów lub na zespół.

Druga warstwa pozytywna: Na zakończenie, ponownie przekazuj pozytywny feedback. Podkreśl, że nadal wierzysz w potencjał danej osoby i że jesteś gotów wesprzeć w procesie poprawy. To ma na celu zakończenie feedbacku na optymistycznej nucie i ponowne podkreślenie wartości i zaufania.

Przykład stosowania metody kanapki w feedbacku:

• Pozytywna warstwa: "Bardzo doceniam Twoje zaangażowanie w projekcie. Twoja kreatywność i inicjatywa przyniosły wiele korzyści."
• Warstwa krytyczna: "Jednak zauważyłem, że ostatnio miałeś problemy z przestrzeganiem terminów, co wpłynęło na harmonogram projektu."
• Druga warstwa pozytywna: "Wiem, że masz potencjał, aby nadal rozwijać swoje umiejętności zarządzania czasem i jestem pewien, że możesz to poprawić. Twój wkład jest bardzo ważny."

Metoda kanapki pomaga w zachowaniu równowagi między konstruktywną krytyką a pozytywnym wsparciem. Jest to przydatne narzędzie w sytuacjach, w których chcemy dostarczyć feedback, który motywuje do poprawy, jednocześnie respektując uczucia i godność odbiorcy.

Metoda Start-Stop-Continue

W tej metodzie sugeruje się konkretne rzeczy, które osoba powinna zacząć robić (start), rzeczy, które powinna przestać robić (stop) i rzeczy, które powinna kontynuować (continue). Metoda ta jest prostym i skutecznym narzędziem do dostarczania informacji zwrotnej. Jest to szczególnie użyteczne w kontekście oceny działań lub zachowań oraz w procesie doskonalenia siebie lub innych. Ta metoda jest oparta na trzech kluczowych pytaniach:

Start: To jest moment, w którym identyfikujesz zachowania lub działania, które chciałbyś, aby osoba kontynuowała lub rozpoczęła. Opisujesz konkretne aspekty, które warto zacząć robić lub zaczęto robić w sposób właściwy. To może być pochwała za osiągnięcia lub zachowania, które chcesz podkreślić.

Stop: W tym etapie skupiasz się na identyfikowaniu zachowań lub działań, które powinny zostać przerwane lub unikane. Podkreślasz konkretne elementy, które nie przynoszą pozytywnych rezultatów lub które są szkodliwe. To jest obszar, który wymaga korekty.

Continue: Wskazujesz na to, co osoba już robi dobrze i co powinna kontynuować. To może być zachowanie, które przynosi pozytywne efekty lub umiejętność, która jest wartościowa i powinna być dalej rozwijana.

Przykład wykorzystania metody "Start-Stop-Continue" w feedbacku:

• Start: "Chciałbym, abyś kontynuował pracę nad tym projektem, ponieważ Twoja inicjatywa i pomysły naprawdę dodają mu wartości."
• Stop: "Jednak zauważyłem, że czasami jesteś zbyt chaotyczny w organizacji swoich obowiązków, co wpłynęło na terminy dostarczania raportów. Przydałoby się, abyś bardziej skupił się na zarządzaniu czasem."
• Continue: "Jestem pod wrażeniem Twojego zaangażowania i pracy zespołowej w tym projekcie. Oby tak dalej"

Metoda "Start-Stop-Continue" jest użyteczna, ponieważ jest prosta, konkretna i łatwo ją zrozumieć. Pomaga wyważyć pozytywny feedback z obszarami do poprawy i daje jasne wskazówki, jakie kroki można podjąć, aby osiągnąć lepsze wyniki. Jest to skuteczny sposób na konstruktywne udzielanie feedbacku i wspieranie rozwoju osobistego lub zawodowego.

Jak udzielać i jak odbierać feedback

Udzielanie feedbacku:

1. Bądź konstruktywny - niezależnie od tego, czy przekazujesz pozytywny czy negatywny feedback, koncentruj się na konstruktywnych aspektach. Zamiast krytykować, sugeruj, jak można się poprawić. Dobrym pomysłem jest nakierowanie osoby feedbackowanej na odpowiednie rozwiązania.
2. Skoncentruj się na faktach - Opieraj swoje komunikaty na konkretnych obserwacjach i danych. Unikaj ogólników i osądów osobistych.
3. Odpowiednio wybieraj moment - Wybierz odpowiedni moment i miejsce do przekazywania feedbacku. Upewnij się, że jesteś w spokojnym i prywatnym środowisku.
4. Bądź uczciwy i otwarty - Przekazuj feedback w sposób uczciwy i otwarty. Unikaj niejasności i manipulacji. Pamiętaj, że uczciwy feedback jest najbardziej wartościowy.

Odbieranie feedbacku:

1. Bądź otwarty na feedback: - Bądź gotowy na przyjmowanie feedbacku od innych. Nie odbieraj go jako atak, ale jako okazję do rozwoju.
2. Słuchaj uważnie - Słuchaj uważnie, gdy ktoś przekazuje Ci feedback. Unikaj obrony lub tłumaczenia swojego zachowania. Po prostu słuchaj.
3. Pytaj o wyjaśnienia - Jeśli feedback wydaje się niejasny lub nie wiesz, co konkretnie zmienić, pytaj o wyjaśnienia. Dopytaj, co miał nadawca na myśli i jakie kroki możesz podjąć.
4. Zastanów się nad feedbackiem - Po otrzymaniu feedbacku zastanów się nad nim. Przeanalizuj, co możesz poprawić i jakie kroki podjąć, aby osiągnąć lepsze wyniki.

Warto zaznaczyć, że efektywny feedback musi być konstruktywny, uczciwy i dostosowany do potrzeb i indywidualnych cez osoby, która go otrzymuje. Nieodpowiednio dostosowany feedback może być demotywujący lub prowadzić do frustracji. Dlatego ważne jest, aby zarówno osoba dająca feedback, jak i odbierająca go, miały na uwadze jego funkcję motywacyjną i skupiały się na budowaniu pozytywnych relacji i rozwoju.