Wtyczka dla Chrome - automatyzacja procesu raportowania

Efektywne zarządzanie informacjami i procesami w salonach beauty jest kluczowe dla utrzymania konkurencyjności na dynamicznie rozwijającym się rynku. Niektóre firmy korzystają na co dzień z systemu Versum i często napotykają na poważne ograniczenia tego narzędzia. Chociaż system ten oferuje wiele przydatnych funkcji, to brakuje w nim możliwości dostosowywania go pod konkretną branżę. Problem ten staje się szczególnie widoczny, gdy salon musi ręcznie sporządzać szczegółowe raporty dotyczące przychodów, źródeł pochodzenia klientów czy też obsługę płatności ratalnych, co jest czasochłonne i podatne na błędy.

Jako SKM Group stanęliśmy przed tym wyzwaniem opracowując autorskie rozszerzenie do przeglądarki Google Chrome, które usprawniło procesy raportowania i automatyzacji. Wtyczka nie tylko zmniejsza potrzebę manualnego wyszukiwania danych do tworzenia raportów, ale również zwiększa ich dokładność, znacznie poprawiając ogólną efektywność operacyjną. Dzięki automatyzacji, wtyczka pozwala na oszczędność czasu i minimalizację błędów.

W artykule omówimy kluczowe funkcje rozszerzenia, wyzwania napotkane podczas jego tworzenia, a także pokażemy konkretne korzyści jakie przynosi salonom beauty, które zdecydowały się na jego wdrożenie.

Tło problemu

Sieć franczyzowa pewnej marki, podobnie jak wiele innych przedsiębiorstw z branży usługowej, stawia wysokie wymagania dotyczące dokładności i terminowości raportowania. Zarządzanie informacjami o klientach oraz badanie źródeł przychodu jest niezbędne dla efektywnego planowania i rozwoju biznesu. 

W praktyce jednak, firmy często zmagają się z problemami wynikającymi z używania różnych systemów, które pomimo swojej często rozbudowanej funkcjonalności, nie oferują wystarczającej elastyczności i adaptacji do specyficznych potrzeb tej branży. Jednym z nich jest program Versum, jeden z popularniejszych systemów używanych w branży beauty.

Wymagania franczyzy

Franczyza wymaga od poszczególnych salonów sporządzania szczegółowych raportów, które obejmują min. źródła przychodów oraz źródła pochodzenia klientów. Dodatkowo wymagania to sprawdzanie pod kątem uzupełnienia odpowiednich informacji na temat każdej wizyty i klienta, włączając w to zdjęcia oraz opisy zabiegów. Te dane są niezbędne do analizy wyników i planowania strategii marketingowych oraz operacyjnych.

Opis wyzwań związanych ze sporządzaniem raportów w salonach depilacji

• Potencjał do błędów: Ręczne zarządzanie danymi wiąże się z wysokim ryzykiem błędów, zwłaszcza przy dużych objętościach informacji, które firmy muszą przetwarzać każdego dnia. Błędy te mogą prowadzić do nieprawidłowych wniosków i decyzji biznesowych.
• Manualne procesy: Dane wprowadzane są do raportów manualnie. To oznacza, że każdy element danych — od personaliów klienta po szczegóły wykonanych usług — wymaga osobistego zaangażowania pracownika.‍
• Czasochłonność: Manualne wprowadzanie danych i tworzenie raportów pochłania znaczną ilość czasu, który pracownicy mogliby inaczej wykorzystać na obsługę klientów lub inne zadania generujące wartość dodaną dla salonu.

Jak wyglądało zbieranie danych do raportu przed wprowadzeniem wtyczki?

1. Dla każdej wizyty w danym dniu osoba pracująca w salonie musiała wejść w szczegóły danej wizyty.

‍

2. Następnie na podstawie tagów i opisu wizyty wskazać pochodzenie klienta, dodać przychody i wpływy z danego źródła do raportu

3. Dalej pracownik musiał uwzględnić w raportach dodatkowe informacje które zostały pokazane na screenie poniżej:

4. Kolejną czynnością było sprawdzenie(dla każdej z wizyt z osobna), czy wszystkie wymagane informacje znajdują się w systemie. Kontrolowane były między innymi wiek, nr tel, email, czy zostało podane źródło pochodzenia klienta, opis oraz czy klient posiada zaplanowane wizyty. Jak widać, wykonywanie tych czynności ręcznie jest dosyć czasochłonne, a przez ilość danych do sprawdzenia łatwo o pomyłkę.

5. Ostatnią czynnością była weryfikacja, czy do danej wizyty zostało dodane zdjęcie. Wymagało to przejścia do kolejnej zakładki i ręcznego sprawdzenia zdjęcia i opisu. Dodatkowym problemem było ilość zdjęć w galerii (wyświetlane są tam zdjęcia z wszystkich wizyt klienta).

Zapotrzebowanie na innowacyjne rozwiązanie

Ograniczenia systemu Versum wywarły wpływ na codzienną pracę salonów, ograniczając ich efektywność orazi zdolność do efektywnego raportowania i walidowania wizyt.

W odpowiedzi na te wyzwania, pojawiła się potrzeba rozwiązania, które mogłoby zautomatyzować i usprawnić procesy raportowania oraz zarządzania danymi. Automatyzacja mogłaby nie tylko znacząco zredukować czas potrzebny na sporządzanie raportów i wprowadzanie danych, ale również zwiększyć ich dokładność i wiarygodność.

Proces tworzenia wtyczki

Rozwój wtyczki Chrome do systemu Versum przez zespół SKM Group był procesem wymagającym głębokiej analizy potrzeb użytkowników oraz technicznych wyzwań. Dzięki zaangażowaniu doświadczonych deweloperów, udało się stworzyć narzędzie, które skutecznie wspiera ich codzienną pracę.

Dzięki wspólnej współpracy właściciela salonu depilacji, pracowników salonu i developerów zidentyfikowano kluczowe obszary, które wymagały usprawnienia, takie jak szybkość tworzenia raportów, dokładność danych oraz możliwość szybkiego dostępu do historii klienta i jego umówionych wizyt. Rozpoznanie tych potrzeb pozwoliło na precyzyjne określenie funkcjonalności, jakie powinna zawierać wtyczka.

Wykryte trudności podczas tworzenia wtyczki

• Brak dostępu do kodu źródłowego systemu Versum: Jednym z największych wyzwań było opracowanie wtyczki bez możliwości modyfikacji samego systemu Versum, który nie udostępnia również samego API ( czyli miejsca z którego w normalnym przypadku pobiera się dane ). Wymagało to stworzenia warstwy pośredniczącej, która mogłaby efektywnie komunikować się z oryginalnym systemem bez ingerencji w jego strukturę. Stworzenie wtyczki okazało się świetnym rozwiązaniem na ten problem gdyż umożliwia ona właśnie te rzeczy.
• Integracja wtyczki z istniejącym systemem: Zaprojektowanie wtyczki, która mogłaby bezproblemowo współpracować z Versum, wymagało rozwiązania wielu problemów związanych z kompatybilnością i bezpieczeństwem danych, dodatkowo wymagała różnych obejść aby umożliwić pobieranie wymaganych informacji bez konieczności otwierania danych podstron.

Automatyzacja sporządzania raportów

• Liczba klientów z każdego źródła: Wtyczka do chrome automatycznie agreguje dane na temat pochodzenia klientów, co pozwala salonowi lepiej zrozumieć, które kanały marketingowe są najefektywniejsze.‍
• Wpływy z każdego źródła: Analiza wpływów finansowych z poszczególnych źródeł klientów pomaga w optymalizacji strategii cenowej i promocyjnej.‍
• Ilość klientów zakupujących usługi / pakiety: Automatyczne śledzenie, zarobków z pakietów i usług czy też monitorowanie zarobków z rat umożliwia lepsze planowanie oferty.
• Ilości obsłużonych klientów i zarobki per pracownik: Wtyczka zlicza ilość klientów obsłużonych przez każdego pracownika oraz generuje raporty dotyczące zarobków wygenerowanych przez pracownika. Umożliwia to lepsze monitorowanie wydajności personelu i wspiera zarządzanie zasobami ludzkimi, pomagając w identyfikacji najbardziej efektywnych pracowników oraz obszarów wymagających poprawy.

Funkcje walidacji wizyt

• Walidacja dodanych zdjęć: Funkcja ta sprawdza, czy do każdej wizyty zostały dodane zdjęcia przed i po zabiegu, co jest kluczowe dla dokumentowania postępów w leczeniu estetycznym.
• Sprawdzenie umówionych wizyt: Wtyczka umożliwia bieżące monitorowanie zaplanowanych wizyt, co pomaga w zapewnieniu ciągłości obsługi klienta i optymalizacji harmonogramu pracy salonu.‍
• Weryfikacja kompletności danych klienta: Każda wizyta jest automatycznie sprawdzana pod kątem kompletności danych, co znacząco obniża ryzyko błędów i umożliwia lepszą personalizację usług.

Rezultaty wdrożenia wtyczki

Wdrożenie wtyczki SKM Group do systemu Versum przyniosło szereg mierzalnych korzyści, które znacząco wpłynęły na szybkość i dokładność raportowania.

Dzięki wtyczce stworzonej przez SKM Group problemy wypisane we wcześniejszej części artykułu zniknęły wszystkie dane są wyliczane i generowane za pomocą wciśnięcia jednego przycisku. Poniżej przedstawione zostały zrzuty ekranu pokazujące działanie wtyczki.

Automatyzacja raportowania: Wtyczka automatycznie zlicza wszystkie dane które zostały wspomniane wcześniej i wyświetla je w panelu bocznym, umożliwia również proste skopiowanie danych do schowka, aby później móc wkleić je w tabeli raportu w excelu. Jak widać upraszcza to raportowanie w znaczącym stopniu.

Walidacja wizyt: Wtyczka umożliwia również walidowanie wizyt, a także pokazuje których danych brakuje i u którego klienta, umożliwia również wyświetlenie klienta w nowej karcie lub podejrzenie galerii zdjęć ( w formie pop-upu ) na widoku kalendarza dla prostszego dodania brakujących zdjęć lub zwalidowania którego zdjęcia brakuje.

‍

Oszczędność czasu pracowników

Automatyzacja raportowania i walidacji danych pozwoliła znacznie zredukować czas potrzebny pracownikom na ręczne wprowadzanie informacji. Teraz mogą oni skoncentrować się na bezpośredniej obsłudze klientów oraz innych zadaniach wartościowych, co przekłada się na lepsze zarządzanie czasem pracy i zwiększenie produktywności.

Redukcja błędów w danych

Dzięki automatycznym funkcjom walidacji, błędy w danych klientów i raportach zostały znacząco zredukowane. To nie tylko poprawia jakość obsługi, ale również zapewnia bardziej wiarygodne dane do analiz i decyzji biznesowych.

Główne korzyści z wdrożenia wtyczki

Implementacja wtyczki Chrome dla franczyzy salonów depilacji przez SKM Group przyniosła wymierne korzyści, optymalizując i automatyzując procesy raportowania oraz walidacji wizyt. Dzięki naszej wtyczce, salony mogą teraz z łatwością generować szczegółowe raporty finansowe i klienta, co wcześniej wymagało czasochłonnych i podatnych na błędy procesów manualnych.

Główne korzyści z wdrożenia wtyczki:

• Redukcja błędów: Dzięki automatycznym funkcjom walidacji, błędy w raportach i danych klientów zostały znacząco zredukowane, co zapewnia bardziej wiarygodne dane do analiz i podejmowania decyzji biznesowych.
• Automatyzacja raportowania: Wtyczka automatycznie zlicza liczbę klientów z różnych źródeł, wylicza wpływy finansowe oraz monitoruje sprzedaż usług i karnetów.
• Walidacja wizyt: System sprawdza, czy każda wizyta zawiera wymagane informacje, w tym zdjęcia, opis, dane kontaktowe klienta oraz zaplanowane kolejne wizyty.
• Oszczędność czasu: Automatyzacja  procesów raportowania i walidacji danych znacząco redukuje czas potrzebny pracownikom na ręczne wprowadzanie danych, pozwalając im skupić się na obsłudze klientów i innych ważnych zadaniach.

Wtyczka nie tylko poprawiła efektywność operacyjną salonów, ale także pokazała, jak custom software development może dostarczać rozwiązania idealnie dopasowane do specyficznych potrzeb biznesowych. SKM Group, poprzez rozwój tej wtyczki, zademonstrowało swoje zaangażowanie w dostarczanie innowacyjnych i skutecznych rozwiązań technologicznych, które wspierają rozwój biznesu naszych klientów.

Dzięki naszej wtyczce, firmy mogą teraz korzystać z bardziej efektywnych, dokładnych i mniej czasochłonnych procesów raportowania, co przekłada się na lepsze zarządzanie zasobami i zwiększenie zadowolenia klientów. To doskonały przykład, jak technologia może zrewolucjonizować codzienną działalność biznesową, przynosząc realne, mierzalne korzyści.

SKM Group zawsze dąży do tworzenia rozwiązań, które nie tylko spełniają, ale przewyższają oczekiwania naszych klientów, pomagając im osiągnąć sukces w dynamicznie rozwijającym się rynku.